第12章 职场培训之PABX系统

电话中继线包括本地电话以及长途电话是否完好。总之一句话，用处多多。

    Sandy拿出一份昨天的PABX报表，这份报表是蓝底复写联。她指着报表上的数据告诉穆亦漾：“Linda，这是一份PABX报表。这报表每天都会整理归档，以日期为标准。你看，这是复写联，正联我们每天早上07:30之前，对面财务部的日审就会找我们要报表。”

    接着，Sandy就一个一个地将PABX的主要功能及操作都教给穆亦漾。

    在PABX可以查看客房的状态，操作也很简单。先输ST，ST也就是英文Status的缩写，然后再输入8，最后输房间号码，然后，系统自动会跳出一系列的信息出来。这些信息包括客房是否是可卖，其中，CL代表的是干净房，可卖；DI是脏房，不能直接卖给客人入住，需服务员打扫干净之后才可以卖房。

    信息里面显示DND，那就说明客人要求设置了免打挠服务。

    信息里面显示TYPE1，说明客房已经开通国内国际长途权限；如果是TPYE4，表明客房只能拨打市话；要是显示的是TYPE5，代表着客房的外线电话已经被禁止，只限于酒店内部通话。

    穆亦漾有点不理解，现在通讯手段这么发达，一个五星级酒店的客房电话竟然限制得这么苛刻。在海市，就算是一个小旅馆，别说市话了，国内长途都是免费拨打。可是作为国际知名品牌的星球酒店，客人在客房里打市话竟然还要收费。

    因为觉得太难以接受，穆亦漾直接问Sandy，酒店的市话是如何收费的。Sandy说在客房拨打市话是按次数收费的，一次收费一块钱，不受时间长短的限制。

    也就是说，你打一分钟的市话，收费一块钱。你打1个小时的市话，也是收费一块钱。

    真要碰到斤斤计较，分毫计算的客人，他不打个把小时都觉得浪费了1块钱。

    Sandy还说个有趣的小故事，说有位浙江的中年男人，不想浪费这1块钱，每次打市话，至少半小时以上。

    穆亦漾好奇地问Sandy她们是如果知道的，Sandy说，总机美眉们在检查PABX报表时，发现这个房间的市话通话时间每天至少超过30分钟，一开始她们以为是客房电话出了问题，打电话给电信服务中心查询，后来人家机房的人查过之后告诉总机，一切正常，属于正常通话的时间。这个客人在结账退房时，嘴里还嘟囔着酒店市话收费不合理，一次就要收一块钱，所以他每次打市话就开始煲电话粥，把这一块钱给赚回来。前台的美眉听了之后，那黑线都爬满额头。

    这年头，从来不缺奇葩。

    既然已经说到电话收费问题，Sandy就接着介绍如何在PABX上操作电话权限。

    “1”代表开通国际国内长途，当然，市话肯定是包括在内；“4”代表开通市话；“5”代表禁止拨打外线电话，也就是，国际长途、国内长途以及市话都不能拨打。

    在PABX上操作电话权限，先输入4个“*”键，系统接收到指令后，直接进入电话权限的操作程序；显示屏出现REQ时，输入“CHN”，系统进入下一步，出现CODE，此时输入“500”，然后，系统进入下一步的指令，出现RN，接着输入“8+房号”，系统进入下一步，出现TN，输入客房电话的TN号码，系统继续下一下，出现TYPE，输入相应的权限数字“1或4或5”，系统进入电话设置的最后权限指令，最后出现REQ，如果还有其它房间一起设置电话权限时，继续回到第一步的输入“CHN”，如果没有需要设置电话权限的房间时，则结束操作，输入“END”。这样，整个操作过程结束。

    在整个过程中，输入正确的TN号码和权限数字是关键。其中，每个房间的TN号都是不一样的。TN号由4组数字组成，而每组数字之间必须用空格键隔开。比如总统套房的TN号码是1，15，13，0，那么，正确的TN号码输入为“115130”，其中，1、15、13和0之间必须输入空格间，如果输入错误，那么系统会自动识别，无法成功进入到下一步，在显示屏上出现的还是TN号码输入的那步，直到输入格式正确为止。

    Sandy指着PABX显示屏上方的挂在墙上的几张报表，告诉穆亦漾这上面写的是酒店所有客房的TN号码，之所以将这些报表放在PABX电脑显示屏后面墙上挂着，也是为了方便我们在设置电话权限时，抬头即可看到TN号码，方便操作。

    电话权限设置介绍了，下一个培训就是检查酒店所有的电话中继线状态是否正常。

    Sandy找到其中一条电话记录，指着其中写着TL1001说：“你看，TL1代表的是长途电话中继线，后面的01则表示序号为01的长途电话中继线。”

    然后，她又翻到另一页，找到其中一个写着TL2015说：“TL2代表了市话中继，同样的，15表示序号为15的市话中继线。”

    原来，酒店一共有22条长途电话中继线，30根市话中继线。

    穆亦漾灵光一闪，难怪总机一共有5台话务台，每台话务台最多同时接听6个电话，加起来一共不就是30吗？

    呵呵，话务台的数量会不是就是按中继线的数量来匹配的呢？

    虽然穆亦漾这样想，但是她并没有问Sandy。毕竟，这只是自己的神来一笔的胡想，没有事实依据。

    穆亦漾眼光在PABX报表上打量，突然，她看到一个比较特殊的格式及号码，于是她问Sandy：“这个号码跟别的号码不一样，其它号码要么是TL1开始，要么是TL2开始，可是，她却以A开始？”

    Sandy一看，哟，好家伙，师傅还没来得及开始教，徒弟就迫不及待地发现问题。她用余光瞥了瞥这个好奇宝宝：“这是其中的一个特殊情况。以A开关，就代表着打电话的人是用密码拨打外线的。你还记得，酒店里只有一小部分的人有权限可以拨打外线，其他的人，只能通过我们总机帮忙拨外线。对吗？”

    这个穆亦漾记得很清楚，她点了点头。Sandy继续说：“这些有密码的人，一般是销售部或者餐饮部的经理，他们有自己的权限，在任何一部分机，通过密码直接拨打外线电话。”

    原来如此，是销售部或餐饮部的经理级别以上的人在任何一台分机随时可以拨打外线。

    既然如此，那么穆亦漾又想到一个新的问题。酒店的任何一台电话，他们都可以通过密码拨打外线，那么打电话产生的费用，怎么计算呢？算到谁的头上？

    Sandy想当然地说：“谁打的电话，费用就算到他们所在部门。”

    她又指着另外一行字，给穆亦漾看：“这是我们按照客人的要求设置的叫醒服务，房间号码，叫醒时间，PABX全部都显示出来。”

    想了想，她又总结了一句：“一句话，我们在话务台上的操作，除了转接电话之外，其它的所有操作，PABX全部都打印出来。”

    那么，PABX就是话务台的实时记录机。话务台进行的操作，PABX马上就打印出来，不是实时记录机是什么。

    林林总总说了这么长时间，终于把PABX的培训给教完了，Sandy回到桌子前面坐下来。她随手拿起一张压在话务台下的一张A5表格，递给穆亦漾：“这份表格，就是我们在帮其他部门的同事拨打长途电话时，需要填写的。这里，需要填写日期、部门、拨打电话的人、拨打事由。填写完成之后，我们交给要求拨打电话的部门，由他们的经理签字，最后他们再交给财务部。”

    穆亦漾问：“填写拨打电话的事由，是我们填写还是要求打电话的人填写？”

    Sandy说：“我们来填写。在拨打电话之前，他们会告诉我们原因。如果他们没有主动告诉我们原因，我们要问清楚，然后再写上去。”

    “那如果他们不肯告诉我们原因怎么办？”不排除一些比较拽而且比较脾气烦躁的人。

    “如果他们不说，我们就拒绝帮忙拨打外线。我们可以直接告诉他们，这是我们的标准。”既然你不肯说原因，那我就可以拒绝你。因为，如果没有合适的理由，不可拨打长途，这是酒店的规定。人人都得遵守。

    有了Sandy这句话，穆亦漾就放心了。

    再往后，Sandy就叫穆亦漾自己整理一下今天所培训的内容，让她自己消化一下。

    话说，Sandy看到穆亦漾跟着自己学习时，她也非常赞叹和惊讶穆亦漾的方法。因为，她总是拿着笔记本，边听，边看，边写，听的即认真，写的很工整，看的更仔细，丝毫没有遗漏重要内容。她的问题特别多，在培训过程中，那张小嘴巴从来没有停过发问，整个人都化身为好奇宝宝。

    最令sandy满意的是，这小菜鸟虽然嘴巴一直没有停下来，叽叽喳喳说个不停，但是她没有令人觉得聒噪。她提问的问题全部都问到点子上，而且，有些内容她还未来得及说，这个菜鸟就自己主动提出来了。有时候，她甚至怀疑这个徒弟是否有什么先知功能，经常能够抢先一步提出问题。如果她不是个经验丰富的老员工，恐怕一不小心就会被自家徒弟问倒，那可就丢脸丢到姥姥家。

    经过一天的相处，Sandy觉得，自己的徒弟一个月就能完全独立上岗。所以，应该不会耽误自己去前台培训的时间。毕竟，去前台培训三个月，如果表现出色，那么留在前台的机会就比较大，以后再升个主管、主管再升个值班经理什么的就快一点。毕竟，前台的发展机会比总机的发展机会大得多。